Perbedaan Quotation dan Invoice dalam Procurement

Istilah sebut harga dan invois sudah tentu biasa dalam dunia perniagaan. Walaupun kedua-duanya adalah item yang berasingan, kedua-dua dokumen adalah sangat penting untuk diketahui untuk kejayaan keuangan sesebuah perniagaan.

Sebutharga atau surat tawaran ialah dokumen yang memberikan harga yang pasti untuk sesuatu pekerjaan. Harga ini ialah harga tetap yang memperincikan semua kos, masa, skop dan butiran lain yang perlu dibilkan pada tarikh kemudian.

Sementara itu, invois atau invois ialah senarai terperinci perkhidmatan yang disediakan atau produk yang diberikan kepada pembeli. Invois ialah permintaan pembayaran yang dikeluarkan selepas jualan dan memberikan mereka kaedah pembayaran untuk perkhidmatan/produk yang mereka terima.

Berikut adalah penjelasan mengenai penjelasan antara sebut harga dan invois, serta apabila kedua-duanya digunakan dalam dunia perniagaan. Semak di bawah!

Baca juga: Invois vs. Resit: Penting untuk Tahu dalam Dunia Perniagaan

Perbezaan antara Sebutharga dan Invois

Sebutharga dan invois sememangnya dua item berasingan, kedua-duanya adalah dokumen yang digunakan untuk memastikan perniagaan mendapat bayaran. Perbezaan besar antara sebut harga vs. invois ialah masa. Sebutharga keluar sebelum kerja selesai, dan invois datang selepas.

Untuk memahami perbezaan antara sebut harga dan invois, berikut ialah penjelasan ringkas:

• Sebutharga diberikan sebelum sebarang kerja dimulakan, manakala invois diberikan selepas kerja selesai.
• Sebutharga mengandungi harga barang atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada pembeli, manakala invois mengandungi surat permintaan untuk membuat pembayaran.
• Sebutharga memberikan bakal pembeli nombor tepat untuk pembiayaan, manakala invois adalah untuk mengebil pembeli atau meminta pembayaran.

Baca juga: Apakah Invois dan Mengapa Ia Sangat Penting?

Bilakah Sebutharga dan Invois Digunakan?

Sebutharga digunakan sebagai penyerahan atau tawaran harga untuk produk atau perkhidmatan yang disediakan oleh syarikat. Oleh itu, sebut harga diberikan atau diterima dalam bentuk dokumen yang mengandungi beberapa maklumat tentang produk atau perkhidmatan.

Syarikat akan mula-mula mengeluarkan sebut harga apabila pihak ketiga menghubunginya dengan permintaan untuk barangan atau perkhidmatan tertentu. Tujuannya adalah untuk memaklumkan pembeli tentang yuran dan pilihan pembayaran yang tersedia. Pembeli kemudiannya mempunyai pilihan untuk menerima, menolak atau mengubah suai tawaran yang dinyatakan dalam tawaran.

Sebutharga akan ditandatangani oleh pembeli dan dihantar semula kepada syarikat selepas kedua-dua pihak bersetuju. Ini menunjukkan bahawa pembeli telah bersetuju dengan kandungan sebut harga.

Sementara itu, invois digunakan untuk mengutip bayaran daripada pembeli untuk transaksi yang dipersetujui. Oleh itu, invois ini mengandungi butiran masa dan rekod transaksi yang berlaku.

Baca juga: Kepentingan Sebutharga dalam Kejayaan Jualan B2B

Peranan Sebutharga dan Invois dalam Perolehan

Sebutharga dan invois kedua-duanya memainkan peranan penting dalam perolehan. Sebabnya, kedua-dua dokumen ini pastinya akan digunakan apabila proses perolehan syarikat berjalan lancar.

Syarikat akan mengemukakan permintaan berkenaan sesuatu item. Selepas itu, mereka akan mencari pembekal atau pembekal yang sesuai untuk mereka. Dalam proses ini, mereka akan mencari pembekal dengan harga dan tawaran yang betul.

Selepas mencari pembekal yang sesuai, mereka akan mengemukakan permintaan berkenaan sesuatu barang. Di sinilah pembekal akan memberikan sebut harga yang mengandungi jenis dan kuantiti barang, harga seunit setiap barang dan jumlah harga barang yang disediakan.

Dalam proses ini, harga masih boleh berubah bergantung kepada tawaran yang diminta oleh syarikat sebagai pembeli. Selepas harga dipersetujui, barulah proses tempahan akan berlaku. Pembekal akan membekalkan barangan yang diminta.

Selepas barang diterima, penerima akan menyemak barang tersebut. Biasanya mereka akan menyemak keadaan barang dan kuantiti barang. Jika mengikut permintaan, pihak yang menerima akan membuat invois kepada pembekal.

Syarikat yang menerimanya akan membayar barangan mengikut invois yang telah dibuat. Selepas itu, pembekal akan menyediakan dokumen pembelian seperti resit yang mengandungi bayaran bagi barangan yang telah siap.

Baca juga: Perbezaan antara Invois dan Invois Proforma dan Fungsinya dalam Jual Beli

Aliran di atas adalah aliran perolehan biasa. Namun, masalah yang sering dihadapi ialah proses penyediaan dokumen yang rumit dan sering hilang atau rosak akibat kecuaian atau disimpan secara tidak berhati-hati.

Untuk mengatasinya, anda boleh menggunakan Ekiospulsa.com! Dapatkan kemudahan membuat dan merekod invois untuk barangan dan perkhidmatan yang dihantar kepada pembeli melalui PC/mudah alih anda!

Menurut Accenture, apabila syarikat memanfaatkan alat dan aplikasi PA (Automasi Proses) seperti Ekiospulsa.com, peningkatan produktiviti (Keuntungan Produktiviti) akan meningkat kira-kira 40 – 60% dan akan mengurangkan ralat Kesilapan manusia sehingga 100%.

sekarang, Apa tunggu lagi Ayuh, daftarkan syarikat anda dengan segera dan nikmati ciri terbaik lain yang terdapat di Ekiospulsa.com. tidak perlu risau, Semua cirinya adalah percuma PERCUMA! Berminat? Tekan di sini!

(Dilawati 21,098 kali, 25 lawatan hari ini)